Что такое Автоматизация бизнеса

Развитие цифровых технологий позволяет выполнять многие задачи без вмешательства человека, с помощью сервисов и программ. Если раньше было необходимо просто произвести продукт, то сейчас важную роль играет эффективность изготовления. В связи с этим актуальность автоматизации бизнес процессов только увеличивается.

Зачем автоматизировать бизнес?

В последнее время понятие автоматизации встречается повсеместно. И в этом нет ничего странного. Развитие цифровых технологий позволяет выполнять множество задач без человека.

Автоматизация ритейла нужна для масштабирования бизнеса. С ростом компании значительно увеличивается количество работы от подбора персонала до закупок. Внедрение автоматизации позволяет:

• Экономить время. Программное обеспечение дает возможность выполнять стандартизированные действия по заданному сценарию. Достаточно произвести настройку один раз, после чего больше не понадобится тратить на все это время.

• Увеличить прибыль. Грамотно настроенная автоматизация позволяет не только ускорить, но и улучшить качество бизнес-процессов.

• Повысить эффективность. Некоторые действия требуют точности. Например, при оформлении заказов по телефону. Лучше позволить пользователю самостоятельно выбрать адрес доставки. Менеджер принимая заказ может ошибиться, из-за чего клиент не получит товар.

• Улучшить отношение с клиентами. Автоматизация предоставляет бизнесу большое количество инструментов для создания действительно качественного контента.

Автоматизация бизнеса позволит повысить качество выпускаемой продукции и оптимизировать процессы управления компанией.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация необходима компании на каждом из этапов: продажи, маркетинг, логистика и не только. Поэтому использование технологий автоматизации является ключевым фактором. Среди основных инструментов стоит выделить:

• Базы данных (Excel и 1С). Самым простым инструментом автоматизации является Microsoft Excel. Таблицы позволяют настроить формулу расчета необходимых цифровых показателей. Является популярным методом начальной автоматизации, достаточно часто встречается в отделах продаж. Зачастую к Microsoft Excel добавляют 1С с целью управления финансами.

• Система управления клиентами CRM. Позволяет вести учет деятельности с клиентами. На каждого клиента создается карточка, где указывается небольшая информация, в том числе и контактные данные. Работу с клиентом ведет менеджер, который результаты своей работы фиксирует в систему. Даже если сотрудник уволится, все данные о клиенте не потеряются.

• Системы аналитики. Дают возможность бизнесу выявлять тренды, исключения и закономерности. Все данные собираются воедино и за счет аналитических моделей формируются различные отчеты.

С чего начинать автоматизацию бизнеса? Ответ на данный вопрос напрямую зависит от специфики предприятия. Как показывает практика, если сотрудники ранее не сталкивались с автоматизированными системами, то внедрение целого комплекса процессов будет восприниматься достаточно сложно. Поэтому рекомендуется внедрять автоматизированные системы поэтапно.

Как внедрить автоматизацию?

Внедрение автоматизации – непростой и длительный процесс. Для начала рекомендуется прописать все действия, которые необходимо автоматизировать. После чего оптимизировать их если это возможно.

Сегодня присутствует два варианта: сделать все самостоятельно или обратиться за помощью к профессионалам. В первом случае нужно создавать специальную рабочую группу. Данные сотрудники будут прописывать процессы, и заниматься их оптимизацией. При необходимости можно обратиться за помощью к аутсорсерам. В данном случае удастся избежать дополнительных расходов. Но, не известно получится ли создать действительно эффективную систему.

Обращение к профессионалам имеет следующие преимущества:

• специалисты ранее уже занимались подобной работой и знают, как избежать ошибок;

• присутствует мотивация сделать все оперативно;

• специалисты компании не отвлекаются на другие задачи, и могут выполнять свою работу.

При обращении к специалистам предприниматель понесет дополнительные затраты. Но, может рассчитывать на результат.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. Современный бизнес не может обойтись без автоматизации в независимости от того магазин это или ресторан. Внедрение программного обеспечения – шаг вперед на пути оптимизации, затрат, времени и ресурсов. Главное своевременно начать использовать инструменты оптимизации.

Подписывайтесь на Кафу в Facebook, страницу ВКонтакте, блог в Twitter и группу в Одноклассниках. А также в «Яндекс.Дзене» и на канал Youtube.