Що таке документообіг?

Управління документами – це процес зберігання, розміщення, редагування та спільного використання різноманітних найбільш ефективним і дієвим способом для організацій. З програмним забезпеченням для керування документами medoc ми зосереджується на цифровому документообігу електронних документів.

Дуже важливою частиною документообігу є те, що документи є централізованими. Це означає, що вони зберігаються в центральному місці, і що всі зацікавлені сторони можуть отримати доступ до них якомога швидше. Система управління забезпечує максимально ефективну організацію ручного та трудомісткого процесу управління документами.

Чому варто вибрати документообіг?

У компанії чи організації є багато причин вибрати систему управління документами (DMS). Ці причини часто залежать від галузі та типу бізнесу, але є ряд переваг, які застосовуються до будь-якого типу організації. Завдяки ефективній системі керування документами ви гарантуєте, що всі документи можна знайти в одному місці, а файли можна знайти швидко та легко надати спільний доступ. Це економить багато часу та дозволяє зацікавленим сторонам та/або відділам працювати разом ефективніше. Система керування документами також пропонує можливість ефективного створення онлайн-файлів.

Для кого призначений документообіг?

Система документообігу Медок для всіх типів організацій. Великі, середні чи малі організації, незалежно від розміру, усі вони мають потоки інформації. Це можуть бути як фізичні паперові документи, так і електронні. Управління за допомогою Медок для кожної організації з великим інформаційним потоком. Наше програмне забезпечення забезпечує безпечне, ефективне та просте керування документами.

Переваги цифрового документообігу

Ефективне та цифрове управління документами має багато переваг. Управління є важливим процесом в організації. Якщо це робити неефективно, це займає багато часу. Програмне забезпечення для керування має переваги, які застосовуються до будь-якої організації чи компанії. Нижче ми перерахували деякі переваги:

• Економія часу. Оперативність забезпечує система документообігу. Ви, напевно, впізнаєте численні пошуки документів, які зберігаються в різних місцях. Це включає поштові скриньки, диски, хмарне сховище та фізичні архіви. У результаті персонал витрачає багато часу на пошук потрібних та інформації. З Медок це залишилося в минулому. З документообігом ви можете контролювати документообіг. Замість окремих папок і розташувань усі документи зберігаються в центральному місці. Таким чином кожен може отримати доступ до необхідної інформації.
• Інтеграція з іншими бізнес-процесами. Управління документами – це рішення та процес для всієї організації. З однаковими паперами працюють різні відділи. Наприклад, платіжні відомості та трудові договори важливі як для фінансового відділу, так і для відділу управління персоналом. Добре продумане управління документами гарантує, що всі документи для зацікавлених сторін доступні за кілька кліків.
• Легко створювати цифрові файли. Цифровий файл збирає всі документи, які стосуються зацікавленої сторони. Від договорів до платіжних відомостей і пропозицій. Ви організовуєте доступ для кожного співробітника або зацікавленої сторони окремо в кожному цифровому файлі. Таким чином ви гарантуєте, що документи не потраплять до чужих рук. Тому можливе порушення даних швидко виявляється.

Подписывайтесь на Кафу в Facebook, страницу ВКонтакте и группу в Одноклассниках. А также на канал Youtube и Telegram.